Biaya logistik yang tidak dicatat per pengiriman membuat laba tiap order sulit terlihat secara akurat. Dengan ERP Odoo, distributor dapat menempelkan biaya pengiriman pada setiap order sehingga profitabilitas bisa dipantau lebih jelas.
Order masuk, barang dikirim, lalu faktur terbit. Tiga langkah itu terlihat sederhana di atas kertas. Namun biaya logistik distributor jarang benar-benar dihitung per pengiriman. Angkanya berhenti sebagai satu baris beban di akhir bulan.
Akibatnya laba per order tidak pernah terbaca jujur. Order kecil ke lokasi jauh tampak sama untungnya dengan order besar. Tim penjualan pun mengejar volume tanpa memperhitungkan jarak. Beban pengiriman baru terasa ketika laporan tahunan dibuka.
Konteksnya tidak ringan bagi pelaku distribusi. Pemerintah mencatat biaya logistik nasional masih sekitar 14,29 persen terhadap produk domestik bruto. Angka itu jauh di atas rata-rata negara maju. Efisiensi pengiriman karena itu ikut menentukan daya saing harga.
Perbaikan dimulai dari cara biaya tersebut dicatat. Setiap pengiriman perlu membawa nilai ongkosnya sendiri. Banyak distributor lalu menata ulang pencatatan melalui sistem ERP Odoo. Laba per order akhirnya terbaca tanpa menunggu tutup buku.
Mengapa Ongkos Kirim Berhenti Menjadi Angka Rata-Rata
Satu Tarif untuk Semua Pelanggan
Banyak perusahaan memakai satu tarif kirim untuk seluruh wilayah. Cara ini praktis, tetapi menyembunyikan perbedaan biaya yang nyata. Pengiriman dalam kota dan luar kota diperlakukan sama persis. Selisihnya ditanggung diam-diam oleh margin produk.
Pelanggan Kecil yang Diam-diam Mahal
Ada pelanggan yang memesan sedikit namun minta kirim tiga kali seminggu. Nilai ordernya kecil, sementara ongkos setiap kunjungan tetap. Pada laporan penjualan, pelanggan itu masih tampak menguntungkan. Biaya melayaninya memang tidak pernah ikut dihitung.
Memisahkan Ongkos Masuk dan Ongkos Keluar
Dua jenis biaya ini kerap dicampur dalam satu akun. Padahal perlakuannya berbeda, baik secara akuntansi maupun analisis.
Ongkos Masuk Menempel pada Nilai Persediaan
Biaya angkut pembelian menambah harga perolehan barang. Odoo menyediakan mekanisme landed cost untuk mengalokasikan biaya itu. Alokasinya dapat mengikuti berat, volume, atau nilai barang. Harga pokok pun bergerak mendekati biaya sesungguhnya.
Ongkos Keluar Termasuk Beban Penjualan
Biaya kirim ke pelanggan tidak menambah nilai persediaan. Posisinya adalah beban penjualan pada periode berjalan. Karena itu analisisnya dilakukan per order atau per pelanggan. Penempatan yang keliru justru membuat harga pokok ikut melar.
Cara Menghitung Biaya Logistik Distributor per Order
Perhitungan per order membutuhkan dasar tarif yang disepakati. Odoo menyediakan beberapa pilihan metode pengiriman:
• Tarif tetap untuk setiap pengiriman
• Tarif berdasarkan aturan berat, volume, atau nilai order
• Tarif berbeda mengikuti zona wilayah pengiriman
• Tarif hasil integrasi dengan penyedia jasa kurir
Penerapannya di lapangan umumnya mengikuti urutan berikut:
1. Lengkapi data berat dan volume pada setiap produk
2. Susun aturan tarif sesuai zona dan jenis armada
3. Pasang metode pengiriman pada order penjualan
4. Catat ongkos aktual dari kurir maupun armada sendiri
5. Bandingkan tarif tagihan dengan biaya aktual tiap bulan
Perbandingan bulanan inilah yang menutup selisih diam-diam. Tarif yang dibebankan ke pelanggan kerap meleset dari ongkos nyata. Sistem ERP Odoo menyimpan kedua angka itu dalam satu basis data. Koreksi tarif pun sempat dilakukan sebelum kuartal berakhir.
Berat dan Volume yang Sering Terlewat
Data berat produk sering dibiarkan kosong sejak awal. Tanpa data itu, aturan tarif otomatis tidak bisa bekerja. Penyedia jasa software ERP biasanya membantu mengimpor data tersebut dari katalog pemasok. Pengisian awal memang melelahkan, tetapi menentukan akurasi seluruh perhitungan.
Ketika Pengiriman Memakai Armada Sendiri
Armada sendiri terasa lebih murah karena biayanya tersebar. Bahan bakar, servis, dan gaji sopir dicatat di tempat berbeda. Padahal semuanya lahir dari aktivitas pengiriman yang sama.
Komponen yang Perlu Dibebankan ke Rute
Beberapa pos biaya berikut sebaiknya dikumpulkan per kendaraan:
• Bahan bakar, tol, dan parkir selama rute berjalan
• Perawatan berkala beserta penggantian ban
• Upah sopir dan kernet, termasuk uang jalan
• Penyusutan kendaraan sesuai masa manfaatnya
Total biaya itu dibagi dengan jumlah pengiriman pada periode sama. Hasilnya menjadi ongkos riil per order yang bisa dibandingkan dengan tarif kurir. Perbandingan sederhana ini sering mengubah keputusan tentang rute tertentu. Sebagian distributor akhirnya menyerahkan wilayah jauh kepada pihak ketiga.
Membaca Biaya Logistik Distributor Sebelum Harga Disepakati
Biaya logistik distributor bukan sekadar catatan bagi tim akuntansi. Angka itu menjadi bahan pertimbangan sebelum negosiasi harga dibuka. Tanpa rinciannya, diskon diberikan berdasarkan perasaan dan kebiasaan lama. Data pengiriman yang rapi mengubah cara tim menilai sebuah order.
Harga jual idealnya ditetapkan setelah ongkos kirim diketahui. Minimum order per wilayah pun bisa disusun dari data yang sama. Diskon tidak perlu lagi diberikan kepada pelanggan yang mahal dilayani. Keputusan semacam ini hanya mungkin bila datanya tersedia harian.
i2C Studio mendampingi penerapan Odoo mulai dari audit alur kerja di lapangan. Sebagai Odoo Silver Partner yang berbasis di Bandung, timnya memetakan pola distribusi lebih dulu. Konfigurasi tarif baru disusun setelah proses pengirimannya dipahami bersama. Diskusi awal biasanya cukup untuk menilai kecocokan jasa software ERP bagi operasional Anda.
1. Apakah ongkos kirim ke pelanggan boleh masuk ke harga pokok barang?
Tidak, karena biaya pengiriman keluar diperlakukan sebagai beban penjualan periode berjalan.
2. Apakah tarif kirim bisa dihitung otomatis berdasarkan berat barang?
Bisa, selama data berat dan volume pada setiap produk sudah terisi lengkap.
3. Bagaimana cara menghitung ongkos armada sendiri per pengiriman?
Kumpulkan seluruh biaya kendaraan dalam satu periode, lalu bagi dengan jumlah pengiriman periode tersebut.
